こんにちは。
オフィス環境の改善を通じて、企業の成長をサポートするメモリー株式会社です。
近年、生成 AI が急速に注目されていますが、むしろ私たちのような人手や時間に限りのある中小企業こそ、有効に活用していくべきだと感じています。
しかし、実際には生成 AI をビジネスシーンで使用されている方は多くありません。
生成 AI の活用は難しそうと思われがちですが、決して難しくなく、弊社ではたった 3 か月で生成 AI 活用の成果が出ました。
今回は、メール業務において生成 AI を活用した事例をご紹介します。
弊社では、1 日 2 時間かけていたメール業務を 1 日 30 分に削減しました。
メール業務での生成 AI の活用で単に時間短縮だけでなく、長文メールの内容の見落としや作成するメールの品質向上にも繋がっています。
業務をするうえで、メールは必要不可欠のツールです。是非ご覧ください。
以前の課題：長文メールとスレッド管理に時間を奪われていた日々
私たちはGmailを使用していますが、日々社内やお客様との間で多くのやり取りが発生します。
特に困っていたのが、長文メールや、何往復にも及ぶスレッド形式のメール対応です。
内容の把握に時間がかかるうえ、返信を考えるのにも頭を悩ませることが多く、「あとで読もう」と後回しにしてしまうこともしばしばありました。
また、実際に1日に2時間以上をメール対応に費やしていたため、常に課題感を持っていました。
生成AIの活用で“読む・書く”の負担を一気に軽減
こうした状況を改善するため、私たちは生成AIを導入しました。
生成AIを活用することで、「長文メールやスレッド全体の要点の自動要約」と「状況に応じた返信文案の生成」が可能になり、確認・返信にかかる時間が格段に短縮されました。
特に複雑な案件のメールのスレッドでは、過去のやりとりを一つひとつ確認せずとも、全体像をすばやく把握できるようになったことは大きな変化です。
返信文もAIが要件に合った案を提案してくれるため、ゼロから考える手間が省け、精神的な負担も軽くなりました。
効果：メール業務が「1日2時間 → 30分」に
導入前は1日2時間ほどかかっていたメール対応が今ではわずか30分ほどになりました。
削減できた時間は、お客様先への訪問時間や提案書の作成時間などにあてられるようになり、業務全体の効率が向上しました。
なにより、メール処理に「手が止まる」「つい後回しになる」といったことが減り、気持ちよく仕事を進められるようになったと実感しています。
まとめ ― 毎日の業務にこそ、生成AIの価値がある
今回は、メール業務に生成AIを活用した事例をご紹介しました。
劇的な時間短縮と業務ストレスの軽減を実現できたのは、日常的に行っている業務だからこそです。
生成AIはメール業務以外の様々な業務でも活用することができます。
とはいえ、「生成AIに興味はあるけれど、何から始めていいのかわからない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そういった方向けに、当社では生成AIのビジネス活用をテーマとした無料セミナーを開催しています。
セミナーでは、生成AIを活用するためのポイントや今回ご紹介した以外の事例もご紹介します。以下より詳細を確認できますので、まずはご確認ください。
