こんにちは。
オフィス環境の改善を通じて、企業の成長をサポートするメモリー株式会社です。
近年、生成AIが急速に注目されていますが、むしろ私たちのような人手や時間に限りのある中小企業こそ、有効に活用していくべきだと感じています。しかし、実際には生成AIをビジネスシーンで使用されている方は多くありません。生成AIの活用は難しそうと思われがちですが、決して難しくなく、弊社ではたった3か月で生成AI活用の成果が出ました。
今回は、生成AIの活用におけるポイントと議事録の作成に生成AIを活用した事例をご紹介します。弊社では、1件1時間かけていた議事録の作成時間を3分に削減しました。また、作成時間の削減の他にも、情報共有のスピードアップや議事録の品質アップにも繋がっています。「議事録の作成業務に手間を感じている方」や「作成する時間がなく疎かになっている方」にぜひご覧いただきたい内容です。
手入力による議事録作成に限界を感じていた
議事録は担当者が付箋やメモをもとに WordやGoogleドキュメントへ手入力しており、1件あたり平均1時間を要していました。その結果、共有が遅れ、リアルタイムで情報を伝達できないケースが多発。入力に追われるあまり重要なポイントを失念したり、書き手によるフォーマットや内容のばらつきも課題でした。
議事録を取っていない企業も活用のチャンス
議事録を残していなかった企業では、会議後に「何が決まったか」「誰が担当か」の確認が何度も発生し、手戻りや認識ズレが起きがちです。担当者が不在の場合、過去の経緯を追えず、対応が滞るリスクも高まります。
本来、議事録を残せば非効率を防ぎ、情報がカタチとなり、共有スピードが高まります。ただ「作成が手間」という理由で導入が進んでいない企業も少なくありません。生成AIなら作成の手間なく議事録を始められるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
当社の生成AI活用事例
当社では、生成AIを活用したことで、議事録作成や情報共有における課題が大きく改善されました。以下は導入前と導入後の具体的な変化です。
議事録作成の手間
Before：付箋やメモをもとに手入力。1件あたり平均1時間かかっていた
After：打ち合わせ終了と同時に議事録が自動生成。作成時間は約3分に短縮
情報共有のスピード
Before：議事録の共有までに時間がかかり、リアルタイムな情報共有ができなかった
After：作成された議事録はクラウドで即共有。決定事項もその場で全員に伝達可能に
要点やアクションの整理
Before：話の要点を聞き手が記憶頼りで記録。重要なポイントが抜け落ちることもあった
After：AIが要点と次回アクションを自動で整理。抜け漏れがなくなり、確認作業が不要に
議事録の品質と統一性
Before：書き手によってフォーマットや表現にばらつきがあり、読みづらさの原因に
After：AIによる一貫したフォーマットで、誰が見てもわかりやすい議事録に
まとめ ― 生成AIは「業務改善」と「企業成長」を後押しする
今回は 議事録作成業務 に生成AIを取り入れ、「1時間 → 3分」という劇的な時間短縮と品質向上を実現した事例をご紹介しました。
普段なにげなく行っている業務でも、生成AIを取り入れることで大幅な改善や品質向上を実現できる可能性があります。
とはいえ、「生成AIに興味はあるけれど、何から始めていいのかわからない」と感じている方も多いのではないでしょうか。そういった方向けに、当社では生成AIのビジネス活用をテーマとした無料セミナーを開催しています。
セミナーでは、生成AIを活用するためのポイントや今回ご紹介した以外の事例もご紹介します。以下より詳細を確認できますので、まずはご確認ください。
