日々の業務に追われる中で、「もっと効率的に仕事を進めたい」と思うことはありませんか?特に、中小企業ではリソースが限られているため、時間やコストの無駄を省くことが重要です。
そんな中、次のようなお悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。
- 請求書や見積書を手作業で作成しており、作業時間がかかりミスも増えやすい
- 社内での情報共有が手作業中心で、時間がかかり業務が非効率
- 顧客情報を紙ベースで管理しており、必要な時にすぐに情報を取り出せない
- 社員の業務記録や勤務時間が手書きで集計されていて、集計ミスや処理に時間がかかる
- 顧客や取引先とのやり取りが電話やFAXに限られ、コミュニケーションのスピードが遅い
今回は、愛知県の中小企業様がデジタル化したことで抱えていた課題を解決し、生産性を向上させた事例をご紹介します。
ご紹介する愛知県の中小企業様の課題
ご紹介する愛知県の中小企業様は、主にアナログな手法に依存しており、特にFAXによる連絡や情報共有が中心でした。
問題は、社長が外出中にオフィスに届いたFAXを確認できないことにありました。これにより、重要なビジネス文書をタイムリーに確認できず、意思決定の遅れが発生していました。
さらに、社内でのスケジュール管理が徹底されておらず、会議の時間が重複したり、プロジェクトの進捗状況が把握できないといった混乱が生じていました。
このような非効率な状況が業務全体に悪影響を及ぼしていました。
デジタル化ツール(グループウェア)の導入で業務効率化を実現
これらの課題を解決するため、「NIコンサルティング」が提供するグループウェア「NI Collabo 360」を導入しました。
NI Collabo 360は、中小企業向けに特化した多機能なツールであり、特にFAX転送機能とスケジュール管理機能が大きな役割を果たしました。
FAX転送機能
この機能により、オフィスに届いたFAXが自動的にデジタルデータとして社長のスマートフォンやPCに転送されるようになりました。
これにより、外出中でも即座に重要な書類や契約内容を確認できるようになり、どこにいても迅速な意思決定が可能となりました。
従来のようにオフィスに戻るまで情報を確認できないという課題は解消され、取引のスムーズさが大幅に向上しました。
スケジュール管理機能
スケジュール管理機能により、全社員がリアルタイムで予定を確認・共有できるようになりました。
会議の重複やプロジェクトの進行遅れなどが解消され、各社員が自分の業務に集中できる環境が整いました。
これにより、業務全体の効率化が進み、無駄な時間やエネルギーが削減されました。
導入効果
NIコラボの導入によって、同社は業務効率の向上を実現しました。
特にFAX転送機能の活用により、社長はどこにいてもリアルタイムでFAXを確認できるようになり、重要な決定を外出先でも迅速に行うことができるようになりました。
このスピード感が顧客との信頼関係を強化し、対応スピードの遅さによってビジネスチャンスを逃さずに済むようになりました。
また、スケジュール管理の改善により、社内のコミュニケーションが円滑になり、業務の優先順位が明確化されました。
プロジェクトの進行状況もリアルタイムで共有できるようになり、社員間での調整がスムーズになりました。これにより、全体的な業務効率が改善されました。
まとめ
今回の事例からもわかるように、デジタル化は中小企業にとって非常に重要なステップです。デジタル化は正しい進め方をすれば決して難しくなく、ハードルは高くありません。
そして些細なアナログな業務をデジタルに置き換えることで大きな成果に繋がることは少なくありません。
これからデジタル化を進めようと考えている中小企業の皆様には、自社に合ったソリューションを導入することが成功への第一歩です。
今回ご紹介した企業様では、「グループウェア」のツールが、デジタル化の導入をスムーズに進めた手段となりましたが、企業により必要なツールは様々です。
メモリーでは、お客様の業務をヒアリングさせていただき、業務内容に合ったツールをご提案させていただきますので、お気軽にご相談ください。