今回は、愛知県刈谷市にある岡本設機株式会社様にて、勤怠管理ソフトを導入したことで、生産性を向上した事例をご紹介します。近年、バックオフィス業務の見直しを検討する企業様が増えています。バックオフィス業務の効率化は、残業時間の削減だけでなく、人材不足の解消、営業利益率の向上にも繋がりますので、リソースが限られる中小企業にとって重要な施策のひとつです。
多くの中小企業が抱えている課題
バックオフィス業務は、細かな作業が多く、法的対応や社内の非効率なやりとりが負担となりやすい分野です。特に、勤怠管理や給与計算などは業務負担が大きく、多くの企業が次のような課題を抱えています。
「給与計算のたびに手作業が多く、時間がかかる」
「紙の申請書が多く、管理が大変」
「有給の消化状況が把握しにくい」
「外出や出張時の打刻が不便」
こうした問題は、特に少人数で業務を回している企業ほど深刻です。管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できない状況が生じがちです。しかし、デジタル化を進めることで業務負担を軽減し、より本質的な業務に時間を割くことが可能になります。
岡本設機株式会社様の事例
今回ご紹介する岡本設機株式会社様でも、長年、勤怠管理にはタイムカードを使用し、給与計算はExcelを使って手作業で行っていました。しかし、経理の担当者様は、毎月の給与計算のたびにミスが発生し、何度も確認作業を繰り返さなければならないことに悩んでいました。
「手入力だと、どうしても転記ミスや計算間違いが起こるんです。また修正点があれば従業員に確認を取るのですが、過去の記録が曖昧なことも多く、最終的には本人の記憶頼みになってしまうことも…。給与支払いのミスは従業員の信頼にも関わるので、精神的な負担も大きかったです。」
さらに、岡本設機株式会社様の社員の方は外出することが多いですが、出先からわざわざ会社に戻って打刻することもあり、非効率な状況が続いていました。有給申請も紙ベースで行っており、「申請を出したはずが、なかなか返ってこなく、承認に時間がかかっていた」ということもありました。年5日の有給取得義務の管理にも手がかかり、会社としても対応に苦慮していました。
そんな時、岡本社長が「そろそろ業務効率を見直したい」と決断し、メモリーに相談をいただきました。まずは現状の課題を整理し、どのようなシステムが岡本設機株式会社様に適しているかを検討しました。市場には多くのクラウド型勤怠管理ソフトがありますが、「シンプルな操作性」「出張時の利便性」「有給管理のしやすさ」など、岡本設機株式会社様に必要な要件を明確にし、最適なシステムを選定しました。
勤怠管理ソフトの導入は、必ずしもスムーズに進むとは限りません。岡本設機株式会社様では、タイムカードを切るタイミングのルール決めが大変でした。現場での打刻に関して、休憩室に入ってから休憩の打刻をするように取り決めたり、携帯電話の持ち込みが出来ない現場での打刻をどうするかなど、ルール決めには時間がかかりました。
ルールを決めるだけでなく従業員に理解してもらうことも大切です。システムを導入しても、従業員の理解がなければうまく運用はできません。リーダーがきちんと指揮をとることが重要だと、岡本社長は仰っていました。
導入後、岡本社長より「従業員がシステムに慣れるのに多少の時間がかかりましたが、現在は問題なく活用できており、様々な効果を得ています」とご満足の声をいただいています。
実際に、導入後は次のような効果がありました。
勤務管理ソフトの導入で得られた効果
- 給与計算時のミスが大幅に減少
タイムカードの転記作業が不要になり、打刻漏れもアラートで確認できるため、管理が容易になりました。以前は手作業でのミスを防ぐために何度もチェックが必要でしたが、その手間が削減されました。
- 有給申請の管理が効率化
勤怠管理ソフトの申請ツールを活用することで、紙や口頭での申請が不要となり、申請漏れが減りました。有給申請がシステム上で一括管理できるため、管理者が状況を一目で把握できるようになりました。
- クラウド化により外出先でも打刻ができるように
場所を選ばず打刻や申請、管理ができるため、業務の柔軟性が向上しました。特に、外出や出張が多い従業員にとって、わざわざ会社に戻って打刻する必要がなくなり、負担軽減につながっています。
- 従業員の負担軽減と業務効率の向上
勤怠管理が簡単になったことで、従業員もストレスなく申請や打刻ができるようになりました。以前は「出張時の申請や勤怠入力が面倒」「有給申請の手続きが煩雑」といった不満の声がありましたが、現在ではそうした声も減り、業務のスムーズさが向上しています。
- 社員の自主性の向上
勤怠管理を導入したことで、社員の自主性や自律性が向上したと感じているそうです。
岡本社長は、現場での仕事はどれだけ休憩してもいいが、8時間は必ず稼働するようにと伝えているそうです。勤怠環境が改善されたことで、休憩と仕事をする時間が明確になり、社員が自ら考えて行動するようになったと感じられているとのことでした。
勤怠管理ソフト導入後の課題としては、打刻者が勤務時間の確認ができないため、実働で8時間勤務できているかの把握が難しいということです。今後のソフトウェアの改善に期待し、勤務時間を確認できるようになるとさらに良いシステムになるというお話をいただいております。
まとめ
私たちメモリーも中小企業として、日々の業務効率化に取り組んでいますが、勤怠管理や給与計算のデジタル化は、業務負担を軽減し、よりスムーズな労務管理を実現する一つの手段です。岡本設機株式会社様の事例のように、実際に取り組んでみることで、さまざまな改善が得られます。
メモリーでは、デジタルツールの選定の前に、お客様と一緒にデジタル化のロードマップを描いた後に、それを実現するデジタルツールをご提案し、導入、運用までをトータルでサポートさせていただいております。「デジタル化を進めたいが、何から実施したらいいかわからない」「自社に合ったデジタルツールを探しているが、見つからない」など、デジタル化にお困りの際は、お気軽にご相談下さい。
